Indenfor det offentlige samt en lang række små og store virksomheder og organisationer er ESHD et uundværligt værktøj til dokumentstyring.
Systemet er skabt for at spare mange ressourcer hver dag og fritage medarbejderne for at bruge lang tid på at søge efter mails, oplysninger og filer.
Herunder kan du blive klogere på, hvordan en elektronisk dokument- og sagsbehandlingsløsning fungerer i praksis, og du får viden om systemets fordele og udfordringer.
Hvad er ESDH?
Uanset om I er en mindre virksomhed med ét fælles kontor eller en international koncern med flere afdelinger på tværs af landegrænser, kan I opnå fordele et effektivt, smidigt og velfungerende system til dokumenthåndtering.
”ESDH” er den mest brugte betegnelse og forkortelse for en elektronisk dokument- og sagsbehandlingsløsning, der kan skræddersys specifikt til hver en virksomhed uanset branche. Som begreb dækker forkortelsen både over det software, som anvendes i praksis, ligesom det dækker over den disciplin, det er at journalisere, dokumentere og arkivere fortrolige dokumenter.
Et system til dokumenthåndtering kan kategorisere, beskytte og opbevare alt fra lønsedler over kontrakter til skrivelser om arbejdsprocedurer samt en lang række andre dokumenter.
Det smarte ved det elektroniske system er, at det kun tager få sekunder for en medarbejder at søge bestemte filer frem.
Systemet til dokumenthåndtering har yderligere den betydningsfulde værdi, at det kan programmeres med en digital ’lås’. Dermed er det kun de medarbejdere, der har bemyndigelse til at varetage sagsbehandlingen af bestemte dokumenter, der kan få adgang til systemet.
Hvordan fungerer dokumenthåndtering i praksis?
En elektronisk dokument- og sagsbehandlingsløsning fungerer på samme måde som et fysisk kartotek med mapper, der er arrangeret systematisk på hylder. Et fysisk kartotek er den gammeldags metode, hvor du skulle ned i arkivet og finde de sagsmapper frem for at hente den fil, du har brug for.
I dag kan dette arbejde klares mere smidigt, effektivt og problemfrit. Med elektronisk dokumenthåndtering indtaster du navnet på den fil, du har brug for eller nummeret på den sag, du vil have oplysninger om. Herefter finder systemet det selv frem til dig.
ESDH anvendes i mange brancher. Det bliver især brugt i stort omfang inden for det offentlige samt store virksomheder og organisationer, hvor myndigheder opbevarer og sikrer deres sager i systemet.
Der er flere software- og IT-virksomheder, der designer systemer til elektronisk dokumenthåndtering. Dette gør det muligt for enhver type virksomhed at få det system, som passer til virksomhedens arbejdsgange, arbejdsområde og sagsbehandlingsbehov.
Hvilke dokumenter kan opbevares og behandles i ESDH?
Det er både interne dokumenter samt filer, der har relevans for virksomheden samarbejdspartnere, konsulenter og kunder, som kan behandles i et dokumenthåndteringssystem.
Det kan blandt andet være:
Referater fra møder
Kundeaftaler
Kontrakter
Lønsedler
Word- og Excel dokumenter
E-mails
Ansættelseskontrakter.
På dén måde kan alle dokumenter i virksomheden blive gemt i samme system. Systemet er gemt i ’skyen’ og på en sikret server. Derved er der ikke risiko for at miste dokumenter, hvis der skulle være nedbrud, eller hvis PC’ere fra firmaet skulle blive stjålet.
Hvad er fordelene ved elektronisk dokument- og sagsbehandlingsløsning?
Der er både økonomiske, praktiske og sikkerhedsmæssige fordele ved at bruge et elektronisk system til dokumenthåndtering.
For virksomheden handler det om at optimere og effektivisere arbejdsopgaver. Der spares store mængder af tid, når medarbejdere og ledere blot skal klikke få gange i systemet for at komme frem til de ønskede sager og dokumenter. På den lange bane har dette element stor betydning for virksomhedens drift og økonomi.
Hvis der skulle arkiveres sager fysisk, skulle der ansættes dobbelt så mange medarbejdere til formålet. Med en elektronisk løsning til journalisering og arkivering kan arbejdsopgaver klares på under den halve tid. Dermed skal der ikke ansættes flere medarbejdere, og hver opgave i firmaet kan klares væsentlig mere effektivt.
For kunder, konsulenter, medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere har et ESDH-system også stor betydning. Et elektronisk system er mere sikker end den forhenværende måde at arkivere sager på, hvor det foregik manuelt og fysisk. Der kan laves krypteret sikkerhed omkring systemet, så det bliver så godt som umuligt for IT-kriminelle at hacke sig adgang til virksomhedens dokumenter.
Dokumenthåndtering og lovgivning
Der stilles skrappe krav til måden, som journalisering, arkivering og behandling af sager foregår på i dag. Dette gælder indenfor både den private og den offentlige sektor. Udviklingen af de elektroniske systemer er pålagt at leve op til de gældende regler, procedurer og skrivelser fra både Forvaltningsloven, Persondataloven, Arkivloven og Bogføringsloven.
Når først en elektronisk dokument- og sagsbehandlingsløsning er blevet udarbejdet, kræver det fortsat løbende vedligehold og opdatering af systemet. Der stilles konstant nye krav til den måde, som personfølsomme og fortrolige oplysninger forvaltes og arkiveres på, og det er afgørende, at dokumenthåndteringssystemet er programmeret til at imødekomme disse krav.
Da de første dokumenthåndteringssystemer blev rullet ud tilbage i 1970’erne, var det en meget mere forsimplet udgave end dem, vi ser i dag.
Hos mange virksomheder fungerer den elektroniske løsning som et slags ”intranet” for virksomhedens medarbejdere, der bruges til at give oversigt over forretningsmål, deling af nyheder, lave statusopdateringer og chat.
