Stigningen i bekræftede tilfælde af Coronavirus (alias COVID-19) overalt i Europa har ført til et pludseligt og drastisk skift i arbejdsforholdene for rigtigt mange.
Myndigheder over hele verden anbefaler at man arbejder hjemmefra, hvis det er muligt, hvilket øjeblikkeligt påvirker millioner af menneskers arbejdsforhold. Dermed testes virksomhedernes evne til at implementere og håndtere fleksible arbejdsforhold, mens de prøver at holde virksomheden kørende.
Så hvad kan arbejdsgivere og HR-fagfolk gøre for at opretholde en god balance mellem medarbejdernes trivsel og virksomhedens interesser? Som altid tror vi hos CatalystOne, at den bedste forretningsbeslutning er at prioritere mennesker først – og tilbyde den rette systemunderstøttelse.
Kommunikation betyder alt
Coronavirus eller ej, nøglen til at arbejde hjemmefra er klar kommunikation med medarbejderne. De har brug for at vide, præcis hvad der forventes af dem, hvordan I vil støtte dem og hvilket niveau af fleksibilitet med hensyn til timer og kapacitet, I tilbyder.
Lederne bør holde tæt kontakt til deres hold, både som medarbejdere og som mennesker. Når folk arbejder i længere tid fra deres hjemmekontor, bliver behovet for menneskelig kontakt enormt vigtigt.
Sidste år fandt en undersøgelse af 2500 medarbejdere der arbejdede hjemmefra, foretaget af virksomheden Buffer, at ensomhed var den næstmest rapporterede udfordring ved at arbejde hjemmefra. Ensomhed kan få folk til at føle sig mindre motiverede og mindre produktive.
Prøv at tage korte onlinemøder i starten af dagen, et par gange om ugen, hvis ikke dagligt, for at finde ud af hvordan teamet har det og hvilke planer de har for dagen. Måske kunne I tage en online kaffepause sammen? Selvom det muligvis lyder som en masse møder, må du ikke glemme hvor mange gange om dagen du normalt tager et par minutters pause, for at snakke med en kollega ved kaffemaskinen, i kantinen osv. Dine medarbejdere har brug for at vide, at de stadig har adgang til dig og hinanden.
Digitalisering beviser sit værd
Dem der allerede har investeret i digitale løsninger, der understøtter hjemmearbejde, vil helt sikkert få brug for dem i dag. Men selv de virksomheder der ikke er kommet så langt i deres digitaliseringsrejse, kan stadig gøre brug af gratis eller billige online-værktøjer på kort sigt, samtidigt med at de kan dokumentere de udfordringer de oplever, til brug i fremtidig planlægning.
Bare sørg for at jeres IT-afdeling har godkendt alle nye online-værktøjer, i forhold til sikkerhed, privatliv og overholdelse, før du deler fortrolige oplysninger på disse platforme.
Vær forberedt på fravær
For at holde jer opdateret om jeres medarbejders tilstand, er det meget vigtigt, at I gør det så simpelt som muligt for dem at registrere fravær og informere jer om ændringer i deres arbejdskapacitet. Dermed vil I have et godt overblik over jeres ressourcer og vil være bedre i stand til at planlægge.
Selvom at alle gør alt hvad de kan for at forhindre at virussen spreder sig, vil der stadig være mennesker der bliver syge. Sørg for at de ved at de ikke forventes at arbejde imens de er syge, bare fordi de allerede er hjemme. Sørg for at alle ledere er klar over jeres medarbejderes rettigheder til sygefravær og følg fravær nøje og konsekvent.
Vær også opmærksom på, at småbørns forældre er nødt til at jonglere arbejde med børnepasning. Små børn har brug for opmærksomhed og interaktion gennem dagen, og ældre børn har brug for et vis tilsyn, mens de vender sig til onlineundervisning. Vær så fleksibel som I kan, og transparent omkring jeres forventninger og beslutninger.
Glem ikke GDPR!
GDPR er sandsynligvis den sidste ting du har i tankerne nu, men er faktisk et meget relevant (og kritisk) emne. Hjemmekontorets netværk vil sandsynligvis være meget mindre sikkert end det på jeres arbejdsplads, og enhver der beskæftiger sig med følsomme medarbejderdata, skal huske at loven om databeskyttelse stadig gælder. Alle medarbejderdata, inklusive fraværsregistrering og sundhedsoplysninger, er beskyttet under GDPR og skal behandles med omhu. Kontakt din IT-afdeling angående en VPN adgang til dit hjemmekontor, og sørg for at alle data er gemt i et sikkert system.
Er jeres medarbejdere i balance?
Med dette pludselige skift i arbejdsforhold kan dine medarbejdere let ende med enten for meget eller for lidt at lave. En del af CatalystOne’s software indeholder en undersøgelsesværktøj kaldet Work Balance, der hjælper ledere med at forstå, hvilke medarbejdere der er ude af balance. Men selv hvis du ikke benytter vores system, eller ikke har tilføjet dette modul endnu, kan du stadig anvende principperne bag for at bedre forstå dine medarbejders arbejdsbalance. Princippet handler om at regelmæssigt spørger medarbejderne: “Har du tid nok til dine arbejdsopgaver?” og “Hvor udfordrende føler du at dine arbejdsopgaver er?”
Et godt arbejdsmiljø er afgørende
At sidde i sofaen i sin pyjamas med en bærbar computer i skødet lyder måske sjov (i en dag eller to), men i det lange løb kan det føre til tab af motivation og samtidigt er det en ergonomisk katastrofe, der venter på at ske. I bør altid sikre at jeres medarbejdere har det rigtige udstyr, både i forhold til IT og god ergonomi. Giv dem de rette mulighed for at lave en god hjemmearbejdsplads.
For medarbejdere der ikke har mulighed, plads eller ro derhjemme til at arbejde produktivt, kan I tilbyde alternativer som f.eks. isolerede områder eller kontorer.
Sidst, men ikke mindst, gør hverdagen lidt sjovere
Du kan måske også lade dig inspirerer af CatalystOne: Vores HR team har tilbudt en pris for den bedste hjemmekontor-selfie, hvilket har ledt til en lang række sjove og kreative indslag der spreder glæde! Du kan også arrangere en online fredagsøl eller pizzafest over skype? Hvad med at lave en fælles playliste på Spotify som baggrundsmusik? Mulighederne er mange hvis man tænker lidt kreativt.
Det som er det mest afgørende i disse usikre tider: Hvis I holder humøret højt, vil lyset for enden af tunnellen, uanset hvor lang tid det varer, ikke føles så langt væk.
