Datasikkerhed står højt på enhver virksomheds agenda, men trods større investeringer og strammere lovgivning er det stadig almindeligt med sikkerhedsbrud.
Det eneste, der skal til for at få adgang til fortrolig information, er at bladre igennem stakke af uafhentede dokumenter, som alt for ofte efterlades ved siden af kontorprintere.Denne form for sikkerhedsrisiko kan forebygges ved at benytte såkaldt ”pull print”. Mange kender måske udtrykket, men hvordan kan det helt nøjagtigt hjælpe din virksomhed?
Sådan fungerer pull print
Når du sender et dokument til print på en enhed uden pull print-teknologi, udskrives dokumentet lige efter, at du har trykket på print.
Men med pull print-teknologien holder software printjobs i en sikker, virtuel kø, indtil brugeren, som afsendte printjobbet, fysisk er ved printeren og bekræfter, at han/hun er klar til at afhente sine print. Enheden frigiver eller ”trækker siderne ned” til print.
Fysisk godkendelse kan foregå via PIN-kode, logon med brugernavn og adgangskode, et NFC-aktiveret ID-kort, mobil app eller QR-kode.
Men da pull print i øjeblikket kun anvendes af 40 % af virksomhederne, kan løsninger som Brothers Secure Print+ software som aktiverer NFC-printbeskyttelse, og PrintSmart Secure Pro, som beder brugere om en PIN-kode, tilføje pull print-funktionen til eksisterende netværk.
Hvordan forbedrer pull print sikkerheden?
Virksomheder betragter malware som den største sikkerhedsrisiko. Men den førsteplads tilhører faktisk interne brugere, som er skyld i 32 % af brud på datasikkerheden. Print og scan bidrager til dette problem, hvor 11 % af alle sikkerhedshændelser er printrelaterede.
Fejl fra printerbrugere er almindelige, hvad enten det er fortrolige papirer, som ligger uden opsyn ved printeren (35 %), uafhentede print (34 %) eller medarbejdere, som tager fortrolige dokumenter, som ikke er deres (27 %).
Pull print reducerer disse risici og forbedrer sikkerheden ved at kræve godkendelse af brugerne ved maskinen som bevis for, at de har de nødvendige tilladelser.
Dette eliminerer risikoen forbundet med uafhentede print.
Lavere omkostninger når misbrug forhindres
Ud over sikkerheden er der mange andre fordele ved pull print. Når uafsendte printjobs ligger digitalt, reduceres spild drastisk, da det nedsætter forbrug af papir og blæk eller toner, så det er en mere miljørigtig løsning. Filer, som ikke udskrives efter en fastlagt tid, fjernes fra printerens hukommelse, hvilket nedsætter netværkets sikkerhedsrisiko.
Og fordi brugere ved, at deres print og scan bliver overvåget, vil andet printrelateret misbrug også stoppe, hvad enten det er private print eller scan og kopi af følsomt materiale.
Et vigtigt redskab i din sikkerhedsværktøjskasse
Pull print er kun et af elementerne i hele virksomhedens printsikkerhed, men det er vigtigt. Det medvirker til at nedsætte risikoen for at miste følsomme data, giver ledelsen kontrol, reducerer omkostninger og bevarer ressourcer.
Der er ofte mangel på interne kompetencer inden for printsikkerhed, så virksomheder, som klassificeres som førende inden for printsikkerhed, benytter ofte en managed print service (MPS).
Uanset om du håndterer overgangen internt eller i samarbejde med en partner, er pull print et vigtigt element i data- og dokumentsikkerheden.
