En TMS-løsning er ikke en veldefineret og afgrænset løsning, men derimod en løsning, der både i bredden og dybden griber om sig og har rødder i både systemer inden for ERP, lagerstyring, transportadministration, ruteplanlægning og -optimering, business intelligence/datalager, flådestyring og -mobilitet.
For at få det bedst mulige afkast af investeringen og den hurtigste tilbagebetalingstid er det således vigtigt at starte det rigtige sted og være opmærksom på faldgruber i forbindelse med valg af leverandør.
Element 1: Prioriter it-projekter ud fra forventet forretningsværdi
Når virksomheder skal implementere en TMS-løsning, tager de ofte hele deres systemportefølje, herunder også de bagvedliggende systemer som eksempelvis ERP-systemet, op til revision. Således bruger de mange ressourcer på at implementere eksempelvis et nyt ERP-system og risikerer derved, at der ikke er overskud til at implementere systemer, der for alvor kan skabe gevinster også på kort sigt.
TMS-løsninger, og endnu mere specifikt, transportplanlægnings- og optimeringssystemer giver ofte gevinster på meget kort sigt. Sådanne systemer medfører eksempelvis typisk, at antal kørte km og køretid reduceres med 5-20 %, antallet af biler reduceres med 5-10 %, samt at tiden brugt på planlægning reduceres med 25-75 %. På baggrund af dette er tilbagebetalingstiden relativt kortere for TMS end ved investering i andre typer systemer.
Element 2: Understøt forretningsprocesserne i hele planlægningshorisonten
Den succesfulde virksomhed ved, at opbygning af en effektiv transportfunktion involverer mange processer, som har et bredt tidsperspektiv og mange interessenter: Stamruteoptimering, kunde- eller ordreindsættelse, driftsplanlægning, realtidsafvikling, opfølgning og hvad-hvis-simulering. Håndtering af disse områder kræver et system, der kan bearbejde og følge informationerne fra start til slut.
Derudover varetages processerne af forskellige typer brugere, som skal have adgang til løsningen. Alle disse brugere har ikke nødvendigvis mulighed for at arbejde direkte i systemet via en installation på deres PC (klient), og ikke alle har nødvendigvis brug for al information. Det skal derfor være muligt at få adgang til systemet fra andre platforme, herunder web og mobile enheder, samtidigt med at adgangsrettigheder skal kunne reguleres i forhold til brugerens behov.
Element 3: Vælg en leverandør, der har branchekendskab samt teknisk og forretningsmæssig forståelse
Vælg en leverandør, der har branchekendskab, teknisk og forretningsmæssig forståelse og medarbejdere med det rette værdigrundlag. Et godt produkt er ikke nok – leverandøren bør være ekspert på sit område. Kun på den måde får man en værdig samarbejdspartner og dermed forøget sandsynlighed for en succesfuld implementering.
Vælg en leverandør, der har håndplukket deres medarbejdere til deres roller ud fra akademisk baggrund, praktisk erfaring og personlighed samt sætter brancheforståelse højt ved ansættelse og løbende udvikler deres medarbejdere, da det fremmer dialogen og øger sandsynligheden for et godt samarbejde.
Element 4: Køb ikke blot et produkt, men indgå et partnerskab
Rammerne for samarbejdet mellem kunde og leverandør skal være optimale, og det er vigtigt, at leverandøren går længere end at tilbyde produkter og blot at installere dem. TMS-implementeringen bliver mere succesfuld, når leverandøren i langt højere grad opfattes som rådgivere og sparringpartnere og ikke blot installatører af et produkt. Kunde og leverandør skal have fælles målsætning, for på den måde får kunden større glæde af leverandørens kompetencer og branchekendskab.
Element 5: Vælg et standardprodukt med tilpasningsmuligheder
Der er fordele og ulemper ved alt – det er dog de færreste som kan se fordelene ved at være forsøgskaniner, og de færreste som kan være tilfredse med “one size fits all”. Sandheden ligger et sted midt i mellem, og det kan derfor være en fordel at vælge en standardløsning med tilpasningsmuligheder for at opnå en succesfuld systemimplementering. Ligeledes kan det være fordelagtigt at vælge en TMS-leverandør med branchespecifikke planlægningsløsninger.
Tilpasningselementer gør det muligt at udfylde hullet mellem systemerne og derigennem dække kundens behov så tæt på 100 % som muligt – og dette samtidigt med, at der gøre brug af så megen standardfunktionalitet som muligt.
Element 6: Undgå at systemintegration bliver et projekt i sig selv
Den valgte udbyder af et ekspertsystem må tilsikre, at deres løsninger er lette at integrere i det øvrige systemmiljø. Dette kan gøres både ved at have en veludviklet forståelse for kompleks IT-arkitektur og ved at basere integrationen på de mest egnede teknologier. Uanset datatype eller retning for integrationen skal det være let at sætte løsningen op og vedligeholde den i den daglige drift – og integration må ikke blive et stort projekt i sig selv.
Element 7: Opnå kort og effektiv implementering
Gør det komplicerede enkelt – forkort implementeringstiden. Desværre er det snarere reglen end undtagelsen, at IT-projekter er mere tids- og ressourcekrævende end planlagt, og konsekvensen er forsinkelser, budgetoverskridelser og frustration. En god projektmodel og en velfungerende projektorganisation kan råde bod på dette.
Sørg for at vælge en TMS-leverandør med masser af erfaring, da det medfølgende kompetenceniveau bevirker, at de kan forudse risici, før de opstår, og nå at reagere på dem i tide. Erfarne leverandører kan give en lang række fordele videre til deres kunder – herunder også effektive og ressource-besparende implementeringsforløb.
Med afsæt i 35 års erfaring inden for udvikling og levering af TMS-løsninger har AMCS defineret disse syv elementer, der er essentielle for at sikre en succesfuld og værdiskabende implementering af et transport management system.
