Det begynder ofte i det små. En ekstra godkendelsesrunde her, et manuelt Excel-ark der. Pludselig er et system, der engang lovede effektivitet, blevet en flaskehals.
For mange organisationer er det en velkendt udvikling og præcis dér befandt Workhuman sig.
På en scene foran et publikum af HR og IT-professionelle fortalte Jana Lebduskova, ansvarlig for HR-teknologi i virksomheden, åbent om, hvordan organisationen gik fra en ambitiøs implementering af Workday til en situation, hvor systemet ikke længere kunne følge med forretningen.
– Efter nogle år indser man, at det, man byggede fra starten, ikke længere passer, siger hun.
Hurtig vækst afslørede sprækkerne
Jana Lebduskova, ansvarlig for HR-teknologi i virksomheden
WorkHuman, som leverer platforme til medarbejderanerkendelse og organisationskultur, voksede hurtigt globalt. Med aktiviteter i flere lande og kunder blandt både Fortune 500-virksomheder og mindre selskaber steg kravene til skalerbare processer markant.
Men virksomhedens Workday-miljø, implementeret i 2021, begyndte at vise tydelige svagheder.
Organisationsstrukturer, omkostningscentre og afdelinger var ikke synkroniseret med andre forretningssystemer som finans og løn. Processerne blev stadig mere komplekse med mange manuelle trin og overflødige notifikationer. Sikkerhedsmodellen, som burde være baseret på princippet om “mindste privilegium”, var i praksis blevet det modsatte.
– Vi gav alle adgang til alt. Det endte med, at ingen rigtig brugte systemet, som det var tiltænkt, siger Lebduskova.
Når Excel tager over
Et af de tydeligste faresignaler var, at HR-teamet begyndte at arbejde uden for systemet. Kritiske processer blev håndteret i Excel, og tilliden til data i Workday faldt hurtigt.
– Vores brugere stolede ikke på dataene. Og med god grund – de blev ikke vedligeholdt korrekt, siger hun.
Det er en klassisk faldgrube i digital transformation: Når brugerne mister tilliden til systemet, forsvinder værdien.
Fra teknisk problem til forretningskritisk spørgsmål
Til sidst nåede situationen et kritisk punkt. Et spørgsmål begyndte at cirkulere internt enkelt, men afgørende:
Er det her overhovedet det rigtige system for os?
Det var her, WorkHuman valgte ikke blot at justere, men at gentænke hele fundamentet.
Et nyt fundament: fra struktur til strategi
I stedet for at lappe og reparere startede teamet med at redefinere deres kerneprocesser og strukturer. Fokus var på at synkronisere HR-data med andre forretningssystemer, forenkle og standardisere arbejdsgange, genetablere en robust sikkerhedsmodel og genskabe tilliden til data.
Men måske vigtigst af alt: at bringe systemet tilbage til sit oprindelige formål at understøtte forretningen, ikke bremse den.
En læring for hele branchen
WorkHumans rejse afspejler en bredere tendens. Mange organisationer investerer massivt i moderne HR-systemer, men undervurderer behovet for løbende tilpasning.
Teknologien udvikler sig. Forretningen ændrer sig. Og systemer, der ikke følger med, risikerer at blive irrelevante eller ligefrem en hindring.
– Man skal turde stille spørgsmålstegn ved sine egne løsninger, siger Lebduskova. Det, der virkede dengang, virker ikke nødvendigvis i dag.
Fra data til indsigt – næste skridt
I dag ser WorkHuman fremad med fokus på AI og det, de kalder “human intelligence technology” at omsætte medarbejderanerkendelse til strategiske indsigter.
Men fundamentet er det samme: den rette struktur, de rette data og systemer, som mennesker faktisk har lyst til at bruge.
For i sidste ende handler HR-teknologi ikke om systemer.
Det handler om mennesker.
Af Annika Guldoth
