Printstyring på tværs af lokationer kan være en udfordring for selv de højest udviklede virksomheder.
Når der er så mange ting at overveje, lige fra typen af hardware og software til personerne, der bruger dem, er det afgørende at have en detaljeret, effektiv strategi at gå efter.
1. Definér hovedkravene på forhånd
Det forventes ikke, at I har alle svarene klar, men vær forberedt, og specificér så mange af jeres behov som muligt. Det giver jeres partner mulighed for at skræddersy en løsning, der tager højde for jeres behov. Overvejelserne kunne omfatte, hvilken software jeres service skal interagere med, og hvad jeres vigtigste forretnings-workflows er. Ved på forhånd at lave en konkret liste over jeres SLA-krav (aftale om it-support og service), implementeringsmilepæle og rapporteringsbehov, kan I sikre, at I efterfølgende ikke støder på problemer med jeres printløsninger.
2. Find den rette form
Mens det er muligt for jer at sikre sammenhæng i jeres services på tværs af lokationer, er det usandsynligt, at hvert kontor vil have de samme fysiske mål. En printer, der passer dårligt ind, kan være meget forstyrrende for produktiviteten, så det kan betale sig at kende den plads, som printerne helt præcis skal bruge. I kan dermed imødekomme de forskellige behov på hvert kontor, samtidig med at I centralt bevarer den nødvendige kontrol og stordriftsfordelene. I tilbydes vejledning, og der foretages vurderinger ved flere lokationer, så printerne bliver placeret det mest velegnede sted.
3. Analysér
En MPS-løsning1 bør skabe effektivitet på så mange steder som muligt – især i forhold til medarbejdernes tid og output. En god leverandør sikrer i vurderingsfasen, at I ikke overdriver printkravene og tilføjer unødige omkostninger. En alt-i-én printer med en masse forskellige funktioner kan forvirre og forstyrre brugere, der har et basalt udskrivningsbehov og begrænset kendskab til maskinen. Ved hjælp af analyser og brugertest kan I indføre omkostningsbesparende idéer, samtidig med at I sikrer, at alle dele af virksomheden får dækket behovene. En skræddersyet printløsning sikrer, at I får dækket jeres behov uden at betale for unødvendige funktioner eller bruge tid på unødig træning.
4. Rapportér og justér
Udnyt printstyrings-softwaren, så I får komplet indsigt i brugen på tværs af alle lokationer. På den måde kan I holde styr på driftstider og omkostninger, så I sikrer, at alt kører glat. En stor fordel ved en MPS-løsning er, at den tjener sig selv hjem: Jo mere I lærer fra rapporteringen, desto mere kan I skrue på jeres service, så I både forbedrer ydeevnen og øger omkostningseffektiviteten. Printstyrings-softwaren kan også give jer en bedre kontrol over jeres printerflåde. Printstyringens funktionaliteten gør det muligt fra centralt hold at indstille og tilpasse tilladelser, som f.eks. mulighed for farveprint på nogle tidspunkter af året.
5. Sørg for at alle lokationer er sikre
Håndteringen og overførslen af fortrolige, personlige dokumenter kan indebære udfordringer med sikkerheden. Hvis I vælger en MPS-løsning med mulighed for at digitalisere og sende dokumenter direkte til sikre netværksmapper, kan I sikre, at fortrolige dokumenter forbliver fortrolige. Det betyder også et farvel til udgifterne og risiciene ved at sende følsomme dokumenter med post eller e-mail. Der kan endda laves skræddersyede workflow-”knapper” direkte på maskinens touchscreen for en hurtigere proces.
I kan også udnytte fordelene ved printløsninger som Secure Function Lock, der gør det muligt at begrænse visse funktioner til bestemte enheder og modarbejde eksterne trusler mod cyber-sikkerheden. Disse kan kombineres med pull-printing, der kun frigiver dokumenter, når et ID-kort eller en brugerspecifik PIN-kode anvendes. Udover at reducere spild hjælper det også med at holde styr på forbruget, så der kan redegøres for alle printede sider på alle lokationer.
Forberedelser med den rette partner
En MPS-løsning er en fordel for hele organisationen, men den rette forberedelse er afgørende for en vellykket implementering. Det indebærer først og fremmest at vælge den rette partner. I har brug for nogen, der vil gøre en stor indsats for at forstå de specifikke behov i jeres virksomhed og skræddersy en unik løsning. De skal derefter være til stede og hjælpe med at justere og optimere jeres service.
